医学生报销、差旅费报销和会议批准程序

在约翰·霍普金斯医学院学习期间, 你可能有几个机会报销你在支持医学生团体活动中所产生的费用, community service activities, 参加地区性或全国性的学生团体会议, etc. 这是一个指导方针，可以帮助您完成这个过程.

第一步:花钱之前先征得同意!

用于需要医学生事务办公室或医学生多样性办公室额外资助的学生团体活动, Equity, and Inclusion, 请准备一份适当的预算(并说明费用)，并转发给 [email protected]. 也可能需要面对面的会议. 在仔细审查您的预算提案后，OMSA将通知您的小组您的批准金额. 所有收据正本及发还表格须交回 [email protected]u (Steps 2 & 3). 请注意，我们只能报销费用，不能提前提供资金.

Step 2: Get your information together!

所有报销申请必须附有一份 original 收据，显示您的金额 paid for the item. 旅行费用通常是通过在线服务产生的. 请务必保存航空公司、酒店、租车公司等的电子邮件收据. 发送给您，而不仅仅是您的确认通知. 我们还需要一份显示付款的银行对账单副本. 应付账款需要原始收据和银行对账单(如适用)，以便批准您的报销请求.

请填妥以下表格，并附上收据正本:

• Student Reimbursement Activity Form
• Conference Approval Form (如果你要参加一个会议，出示你的工作部门批准要求和预算号码，并且课程主任必须批准你可以缺课/选修/实习，则必须填写此表格)

第三步:将信息发送到医学生事务办公室!

请寄上你的学生报销表格, original receipts, and bank statement (when necessary) to [email protected]. 您的请求将由医学生事务办公室和/或医学生多样性办公室核实, Equity, 和纳入，然后通过大学提交处理. 支票将寄到你的家庭住址. 报销从开始到结束通常需要3到4周的时间(全年有旺季，这个过程可能需要更长的时间)，因为报销在被批准并邮寄到你家里之前，要通过大学内部的多种渠道.  如果您在3到4周内没有收到您的报销，请发送电子邮件 [email protected]. 我们的一位工作人员将为您调查此事. 

请牢记以下几点:

• 我们不能为活动或旅行提前提供资金.
• 如果你要旅行，我们需要一份酒店的文件夹.
• If you share a room with another student, 你需要让酒店把你的费用分成两份. 因为我们为每个学生提供的资助有限, 每个学生都应该支付自己的费用，而不是让其他学生为他们支付.
• 如果你是去参加一个会议，你必须飞离巴尔的摩，然后再返回巴尔的摩. 其他城市目的地的机票将不被批准，因为它们与最初的旅行意图无关.
• 我们需要一份显示这笔费用的银行对账单. 银行对账单上应该有你的姓名和邮寄地址.
• 如果有人为你的旅行和/或费用买单，并且收据上有他们的名字, 我们只会赔偿已付款的个人.
• 食品收据需要附有出席名单.
• 所有提交活动收据的学生团体都应包括出席名单.
• 如果您在提交报销请求时缺少信息, this could delay reimbursement approval.
• DO NOT PAY BY CASH. 如果没有付款证明，我们将无法给你退款.
• 我们将不接受超过活动90天的收据(没有例外)。. 大学拒绝任何超过90天的申请. 你有责任在学生活动结束后或旅行归来后立即上交收据.

如果您有任何问题，请与我们联系 [email protected].  Thank you!